Herramientas digitales que facilitan el teletrabajo.

Por estos días el teletrabajo ha tomado fuerza en el mundo. Y es que tras el brote del coronavirus en China y de la declaración de pandemia dada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), varias empresas han tomado la decisión de enviar a sus trabajadores a las casas para cuidar su salud y evitar la propagación del virus entre ellos.

Esto ha causado un auge nunca antes visto de esta modalidad de trabajo. Incluso, recientemente la revista Fortune catalogó al teletrabajo ya no como un privilegio sino como una necesidad para miles de empresas. “Trabajar desde casa no es un privilegio, sino una necesidad y miles de empresas tratan de descubrir cómo mantenerse operativas en un mundo virtual. La solución puede estar en el teletrabajo”, menciona la publicación.

Con el fin de facilitar la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, presentamos algunas herramientas muy eficaces para mantener la productividad, los flujos y ritmos habituales.

Gestión de Tareas y Proyectos

Trello: Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.

Monday: Sistema que opera como un centro de trabajo virtual. Esto permite una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado. Al integrarse con otras herramientas además posibilita centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo. Permite el desarrollo de complementos, widgets, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas.

Creatividad

Mindnode: Es una herramienta para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Se trata de una herramienta muy visual que ayuda a ordenar y poner por escrito las ideas que van surgiendo en un equipo. Permite la utilización etiquetas, notas, stickers, apuntes e incluso se pueden relacionar con otras tareas y otras ideas que vayan apareciendo.

Stormboard: Es similar a una pizarra virtual, en ella se pueden capturar, organizar, comentar y priorizar ideas; además de apuntes y anotaciones. De esta manera se pueden crear planes y proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, dar feedback, establecer fechas de entrega y objetivos. Para poder colaborar en equipo permite además exportar los documentos generados a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Productividad

Teamleader: La plataforma unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Se centra más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional, gestionar los proyectos (informa de los que funcionan bien y cuáles necesitan más atención de manera que el tiempo empleado en ellos queda registrado para mejorar la rentabilidad).

Focusmate: Se trata de un compañero de trabajo virtual que ayuda a dejar de “procrastinar” y a realizar un trabajo de forma efectiva basado en la premisa psicológica de que “trabajar con vigilancia, obliga al ser humano a comprometerse con la realización de sus tareas independientemente de su fuerza de voluntad; desechando las distracciones e interrupciones mientras está trabajando”.

Comunicación

Stack: Es una herramienta que permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil.

Hangouts: La aplicación de G Suite se divide en un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google. La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

Reuniones

Zoom: Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 vídeos en pantalla. Además, hace posible grabar las conversaciones de manera local o en la nube y se pueden añadir transcripciones generadas automáticamente por Inteligencia Artificial.

Microsoft Teams: Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365. De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo.

Almacenar y compartir archivos

Google Drive: Gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Se integra con software como Trello, Zapier o Salesforce

Ahora bien, dada la coyuntura, las empresas han tomado la decisión de implementar el teletrabajo para algunas de sus áreas, pero tienen que saber que es una medida que debe tomarse con previa asesoría y con una metodología planteada para su implementación.

Y para ello el Ministerio TIC establece cuatro pasos fundamentales:

1. Compromiso institucional (querer hacerlo)
2. Planeación (organizar el proceso – cronograma)
3. Autoevaluación (revisión interna frente a los recursos humanos, técnicos, jurídicos y tecnológicos con los que cuenta la organización).
4. Adopción e implementación.

Tomado de:

www.dinero.com
www.infobae.com
www.reasonwhy.es